System Zarządzania Jakością zgodny z międzynarodową normą ISO 9001:2000 - pozytywna ocena auditorów po audicie odnowieniowym

Przed trzema laty Urząd Miasta Katowice otrzymał certyfikat zgodności Systemu Zarządzania Jakością z normą ISO 9001:2000. Certyfikat jakości przyznała firma PRS S.A. i był on ważny do maja 2005 roku. W dniach 16-17 maja 2005 roku odbył się w Urzędzie audit odnowieniowy mający na celu potwierdzenia efektywności działania Systemu, jego rozwój oraz ciągłe doskonalenie, a także przedłużenie okresu obowiązywania certyfikatu potwierdzającego zgodność Systemu z normą ISO 9001:2000 na kolejne 3 lata, czyli do maja 2008 roku.

W trakcie auditu odnowieniowego ocenie podlegała Księga Jakości, Polityka Jakości, procedury systemowe, działania korygujące i zapobiegawcze oraz wybrane przez auditorów zewnętrznych procesy w komórkach organizacyjnych.

Przeprowadzona w trakcie auditu odnowieniowego analiza dokumentów systemowych wykazała bieżącą ich aktualizację oraz realizację Polityki Jakości zgodnie z określonymi w niej celami strategicznymi. Auditorzy zewnętrzni wnioskując o przedłużenie okresu obowiązywania przyznanego Urzędowi certyfikatu zaakcentowali duże znaczenie przeprowadzonych przez pracowników Urzędu działań doskonalących. Podkreślone zostały również:
- przydatność i skuteczność wdrożonego Systemu Zarządzania Jakością,
- staranność monitorowania i przystosowania dokumentacji Systemu do zmieniających się przepisów prawnych,
- skuteczność przeprowadzanych auditów wewnętrznych prowadząca do wdrożenia jak najlepszych metod i procedur postępowania,
- wykwalifikowany personel oraz odpowiednia infrastruktura zapewniająca możliwość spełniania oczekiwań mieszkańców,
- pełna identyfikacja spraw prowadzonych przez Urząd Miasta.

Auditorzy określili również obszary do doskonalenia, przekazując je jako własne obserwacje i spostrzeżenia. Dotyczyły one:
- udoskonalenie nadzoru nad formularzami wydawanymi przez poszczególne komórki organizacyjne,
- przestrzeganie zasad prawidłowego nadzoru nad dokumentacją zgodnie z ustanowioną procedurą,
- usprawnienie monitorowania realizacji zaplanowanych działań.

Na podstawie tych zaleceń opracowany został Program działań doskonalących, którego realizacja pozwoli na wyeliminowanie w przyszłości wskazanych obszarów zagrożenia.

Na podstawie raportu z auditu odnowieniowego firma PRS S.A. z dniem 7.06.2005 roku wydała decyzje o przedłużeniu okresu obowiązywania przyznanego Urzędowi certyfikatu potwierdzającego zgodność Systemu Zarządzania Jakością z międzynarodową normą ISO 9001:2000.

Certyfikat będzie obowiązywał przez kolejne 3 lata, tj. do 22 maja 2008 roku.