​System Zarządzania Jakością zgodny z międzynarodową normą ISO 9001:2000  pozytywna ocena auditorów po audicie pośrednim

Zgodnie z wymaganiami normy ISO 9001:2000 System Zarządzania Jakością powinien być corocznie weryfikowany przez niezależną jednostkę certyfikującą. Dnia 1-go czerwca 2006 roku firma Polski Rejestr Statków S.A. przeprowadziła w Urzędzie Miasta audit pośredni, mający na celu zarówno potwierdzenie efektywności działania systemu, jak i stan jego rozwoju oraz doskonalenia. Ocenie podlegały: Księga Jakości, Polityka Jakości, procedury systemowe, działania korygujące i zapobiegawcze oraz wybrane przez auditorów zewnętrznych procesy w komórkach organizacyjnych.

Audit przeprowadzili auditorzy Polskiego Rejestru Statków S.A. w składzie: Pan Dariusz Hejmej oraz Tomasz Nalepka. Auditem zostały objęte następujące komórki organizacyjne Urzędu Miasta:
- Pełnomocnik ds. SZJ,
- Wydział Organizacyjny
- Pełnomocnik Prezydenta ds. Ochrony Informacji Niejawnych,
- Administrator Bezpieczeństwa Informacji,
- Wydział Kultury i Sportu,
- Wydział Edukacji,
- Wydział Zagraniczny,
- Biuro Informacji i Promocji,
- Biuro Prawne,
- Audytor Wewnętrzny,
- Koordynator Projektu Współfinansowanego Kredytem EBI,
- Wydział Informatyki,
- Wieloosobowe Samodzielne Stanowisko ds. Rewitalizacji Wybranych Obszarów Miasta Katowice,
- Pełnomocnik Prezydenta ds. Rozwiązywania Problemów Uzależnień.

Przeprowadzona analiza dokumentów systemowych potwierdziła, że są one nadzorowane zgodnie z określonymi przez organizację zasadami, zaś Polityka Jakości została zakomunikowana organizacji, jest zrozumiała i na bieżąco aktualizowana.

Podkreślone zostało również, że:
- system zarządzania jest utrzymywany i doskonalony zgodnie z wymaganiami normy ISO 9001:2000,
- dokumenty znajdują się pod nadzorem oraz przechowywane są zgodnie z ustalonymi zasadami,
- wyniki auditów wewnętrznych świadczą o tym, że system zarządzania jest przydatny i skutecznie wdrożony/utrzymywany,
- wdrażane są działania do ciągłego doskonalenia procesów.

Na spotkaniu podsumowującym auditorzy pozytywnie ocenili funkcjonowanie Systemu Zarządzania Jakością w Urzędzie Miasta Katowice, realizację Polityki Jakości i wprowadzone działania doskonalące, wskazując na podnoszenie skuteczności Systemu w zakresie wymagań normy ISO 9001:2000. Dlatego audytorzy podjęli decyzję o utrzymaniu przyznanego Urzędowi Miasta Katowice certyfikatu.

Ponadto auditorzy określili również obszary do doskonalenia, przekazując je jako własne obserwacje i spostrzeżenia. Na podstawie danych zawartych w raporcie z auditu pośredniego (NC-419/P5) został opracowany i przedstawiony kierownikom komórek organizacyjnych Program działań doskonalących w celu podjęcia działań zgodnych z następującymi wytycznymi:
- zwiększenie nadzoru nad dokumentacją,
- uwzględnienie w Księdze Zarządzania Procesami wszystkich czynności wykonywanych przez podległą komórkę organizacyjną,
- uwzględnienie w Księdze Zarządzania Procesami zarządzeń wewnętrznych oraz poleceń służbowych kierowników komórek organizacyjnych,
- przeanalizowanie wskaźników dla oceny skuteczności/sprawności procesów,
- poprawne identyfikowanie przyczyn niezgodności przy określaniu działań korygujących.

Powyższe zadania są realizowane przez kierowników komórek organizacyjnych odpowiedzialnych za wykonanie zaleceń w terminach wynikających z zapisów Programu. Sprawdzenie realizacji poszczególnych punktów Programu zweryfikowane zostanie przez auditorów wewnętrznych zgodnie z zatwierdzonym planem auditów. Ponadto kierownicy komórek organizacyjnych przekażą informację o podjętych działaniach w materiałach opracowanym na przegląd SZJ.

Podsumowując: generalna ocena auditu pośredniego z dnia 1-go czerwca 2006 roku w Urzędzie Miasta Katowice wypadła pozytywnie. Potwierdziła zarówno właściwe funkcjonowanie Systemu Zarządzania Jakością w instytucji, jak i prawidłową realizację Polityki Jakości.