W dniach 7-9 maja 2014 roku firma Polski Rejestr Statków S.A. przeprowadziła w Urzędzie Miasta Katowice audit ponownej certyfikacji, mający na celu sprawdzenie zgodności Systemu Zarządzania Jakością Urzędu Miasta Katowice z wymaganiami normy ISO 9001:2008.

Szczegółowymi celami auditu były oceny:

  • ocena spełnienia wymagań normy ISO 9001:2008 dotyczącej systemu zarządzania organizacji,

  • ocena spełnienia wymagań dotyczących certyfikacji określonych przez Polski Rejestr Statków S.A.,

  • ocena zdolności systemu zarządzania do zapewnienia, że organizacja klienta spełnia mające zastosowanie wymagania umów, przepisów prawnych i innych,

  • ocena skuteczności utrzymania i doskonalenia systemu zarządzania,

  • ocena zdolności do ciągłej realizacji ustanowionej polityki i osiągania celów,

  • identyfikacji obszarów potencjalnego doskonalenia,

  • ocena skuteczności systemu zarządzania jako całości w świetle zmian wewnętrznych i zewnętrznych oraz jego stałą odpowiedniość i przydatność do zakresu certyfikacji,

  • wykazanie zaangażowania w utrzymywanie skuteczności oraz doskonalenia systemu zarządzania w celu poprawy ogólnego sposobu działania,

  • ustalenie czy działanie certyfikowanego systemu zarządzania przyczynia się do realizacji polityki i osiągania celów organizacji.

Zakres auditu obejmował ocenę systemu zarządzania powiązanego z działalnością organizacji określoną w zakresie certyfikacji, zgodnie z „Powołaniem zespołu auditorów” oraz „Planem auditu”.

Audit został przeprowadzony zgodnie z dokumentami Biura Certyfikacji Polskiego Rejestru Statków S.A. w tym m. in. „Zasadami certyfikacji” oraz procedurami certyfikacji systemu zarządzania, na zasadzie próbkowania działań związanych z zakresem certyfikacji.

W trakcie auditu ocenie podlegały: Księga Jakości, Polityka Jakości, procedury systemowe Urzędu Miasta Katowice, w tym m.in. działania korygujące i zapobiegawcze oraz wybrane przez auditorów zewnętrznych procesy w komórkach organizacyjnych Urzędu Miasta Katowice.

Auditem zostały objęte następujące komórki organizacyjne Urzędu Miasta Katowice:

  • Wydział Organizacji i Zarządzania,

  • Wydział Budownictwa,

  • Wydział Polityki Społecznej,

  • Wydział Kultury,

  • Wydział Administracyjny,

  • Wydział Budynków i Dróg,

  • Wydział Inwestycji,

  • Wydział Funduszy Europejskich,

  • Wydział Promocji,

  • Wydział Informatyki,

  • Wydział Edukacji,

  • Wydział Spraw Obywatelskich,

  • Wydział Zdrowia, Nadzoru Właścicielskiego i Przekształceń Własnościowych,

  • Wydział Sportu i Turystyki,

  • Wydział Obsługi Inwestorów Strategicznych,

  • Wydział Planowania Przestrzennego,

  • Wydział Audytu i Kontroli,

  • Wydział Geodezji,

  • Wydział Gospodarki Mieniem,

  • Urząd Stanu Cywilnego,

  • Biuro Praw Jazdy i Rejestracji Pojazdów,

  • Biuro Konserwatora Zabytków,

  • Biuro Geologii i Górnictwa,

  • Biuro Zamówień Publicznych,

  • Wieloosobowe Samodzielne Stanowisko ds. BHP,

  • Miejski Rzecznik Konsumentów,

  • Administrator Bezpieczeństwa Informacji.

Audit dostarczył dowodów, że system zarządzania jest utrzymywany i doskonalony, zgodnie z wymaganiami normy ISO 9001:2008 oraz innymi mającymi zastosowanie wymaganiami. W audicie nie stwierdzono niezgodności.

Ponadto stwierdzono, że najwyższe kierownictwo przyjęło i zapewniło realizację polityki jakości, procesy podstawowe i pomocnicze zostały zidentyfikowane, określono wzajemne powiązania pomiędzy procesami i metody zapewniające skuteczne nadzorowanie procesów.

Określono kryteria i metody dla zapewnienia skuteczności przebiegu i nadzorowania procesów, dostępne są zasoby i informacje niezbędne do wspomagania przebiegu i monitorowania procesów, procesy są monitorowane, mierzone i analizowane, wdrożone są działania do doskonalenia procesów i systemu zarządzania.

Jednocześnie wskazano na silne strony Organizacji, są to:

  • rzetelne prowadzenie dokumentów i zapisów dotyczących Systemu zarządzania Jakością,

  • zaangażowanie Wydziału Organizacji i Zarządzania w doskonalenie Systemu zarządzania Jakością,

  • zaangażowanie w projekt „Europejska Stolica Kultury”,

  • zaangażowanie w budowę nowej siedziby Orkiestry Symfonicznej Polskiego Radia w Katowicach,

  • informatyzacja w obszarze działalności Biura Praw Jazdy i Rejestracji Pojazdów,

  • nadzór nad infrastrukturą budowlaną i obiektami zabytkowymi,

  • merytoryczne przygotowanie i fachowa wiedza osób odpowiedzialnych za nadzór na BHP,

  • sprawne zarządzanie Biurem Geologii i Górnictwa,

  • sprawne i fachowe wypełnianie obowiązków Rzecznika Konsumentów.

Ponadto auditorzy określili, w formie obserwacji, obszar do doskonalenia. Na podstawie danych pozyskanych w trakcie auditu zostanie opracowany Program działań doskonalących. Działania zawarte w powyższym programie zostaną zrealizowane przez Zespół ds. Systemu Zarządzania Jakością ISO 9001 oraz wyznaczonych kierowników komórek organizacyjnych Urzędu Miasta Katowice.

Na spotkaniu podsumowującym auditorzy ocenili pozytywnie funkcjonowanie systemu zarządzania w Urzędzie Miasta Katowice, realizację Polityki Jakości i wprowadzone działania doskonalące, a także nadzorowanie dokumentów Systemu Zarządzania Jakością ISO 9001.

W raporcie z auditu Nr NC-0419/O13 z dnia 19.05.2014 roku auditorzy Polskiego Rejestru Statków S.A. w związku z brakiem stwierdzonych niezgodności, zarekomendowali wydanie certyfikatu. Certyfikat będzie obowiązywał przez kolejne 3 lata, tj. do dnia 19 maja 2017 roku.