System Zarządania Jakością zgodny z międzynarodowego normą ISO 9001:2000 - pozytywna ocena audytorów w rok po przyznaniu ceryfikatu

Dlatego w maju firma PRS S.A przeprowadziła w Urzędzie Miasta tzw. audit pośredni, mający na celu zarówno potwierdzenie efektywności działania systemu, jak i stan jego rozwoju oraz doskonalenia. Ocenie podlegały: Księga Jakości, Polityka Jakości, procedury systemowe oraz wybrane przez auditorów zewnętrznych procesy w komórkach organizacyjnych.

Przeprowadzona analiza dokumentów systemowych potwierdziła, że są one na bieżąco aktualizowane, zaś realizacja Polityki Jakości przebiega zgodnie z określonymi w niej celami strategicznymi. Dlatego audytorzy zawnioskowali o utrzymanie przyznanego Urzędowi Miasta Katowice przed rokiem certyfikatu. Ponadto zaakcentowali szeroką skalę działań, doskonalących pracę katowickich urzędników (w przebadanym rocznym okresie działań) w takich aspektach jak:

- monitorowanie i przystosowywanie dokumentacji Systemu do zmieniających się przepisów prawnych,

- poprawa warunków przyjmowania i obsługi mieszkańców w Urzędzie (zwłaszcza w Biurze Obsługi Mieszkańców oraz tych wydziałach, które mają stały kontakt z mieszkańcami),

- otwartość na potrzeby mieszkańców, wyrażająca się - między innymi - modyfikowaniem procedur postępowania.

Oczywiście auditorzy dostrzegają potrzebę ponowienia analizy pewnych obszarów Systemu Zarządzania Jakością i dlatego zalecili konieczność wprowadzenia korekt, mających na celu:

- udoskonalenie nadzoru nad formularzami wydawanymi przez poszczególne komórki organizacyjne w taki sposób, który umożliwia ich łatwą identyfikację,

- poprawę monitorowania poleceń i ustaleń poprzez ścisłe określanie terminów ich realizacji.

Podsumowując: generalna ocena majowego auditu pośredniego w Urzędzie Miasta Katowice wypadła niezwykle pozytywnie. Potwierdziła zarówno właściwy przebieg wdrożenie Systemu Zarządzania Jakością w instytucji, jak i realizację Polityki Jakości. "Wprowadzone działania doskonalące i korygujące wskazują na podnoszenie skuteczności systemu w zakresie spełnienia wymagań normy ISO 9001:2000" - czytamy we wnioskach, podsumowujących przeprowadzony audit.

Przed rokiem Urząd Miasta Katowice otrzymał certyfikat, potwierdzający zgodność Systemu Zarządzania Jakością z normą ISO 9001:2000. Certyfikat jakości przyznała firma PRS S.A. i jest on ważny do 2005 roku. Jednak zgodnie z wymaganiami normy System Zarządzania Jakością powinien być on corocznie weryfikowany przez niezależną jednostkę certyfikującą.